• (기획자의 시선.zip) [행사 F&B 시리즈 ②] VIP부터 수만 명까지, 글로벌 케이터링 케이스 스터디 🍽️
  
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"음식을 단순히 '먹는 것'을 넘어 '브랜딩'과 '체험'으로 승화시킨 기획의 정수"

지난 41호에서는 케이터링이 단순한 맛집 선정이 아닌 ‘예산과 타이밍의 정교한 운영 과학’이라는 이야기를 나누었습니다. 오늘은 1분 1초의 긴장감이 흐르는 국빈급 VIP 만찬부터 수만 명이 몰리는 초대형 글로벌 축제까지, 행사 기획자들이 어떻게 음식을 강력한 ‘경험 디자인의 도구’로 쓰고 있는지 국내외 케이스를 통해 살펴보고자 합니다.

1️⃣ Case 1. VIP 의전 만찬: 정치가 식탁 위에 오르는 순간

정상급 인사나 국빈이 참석하는 하이엔드 만찬에서 케이터링은 음식을 서빙하는 행위를 넘어 ‘가장 부드러운 외교 수단’이 됩니다. 종교나 문화적 금기(할랄, 코셔 등)를 완벽하게 배려하는 것은 기본이고, 음식을 통해 "우리가 당신의 나라와 문화를 이만큼 존중하고 환대합니다"라는 메시지를 은유적으로 전달하는 것이 중요하죠.

• 식재료에 담긴 메시지: 대통령 만찬이나 국빈 의전의 메뉴판을 보면 흥미로운 공통점이 있습니다. 개최국의 정체성을 보여주는 그 지역의 특산품을 스토리텔링과 함께 식재료로 사용하거나, 상대 국가의 대표 요리를 한국식으로 재해석한 '퓨전 메뉴'를 선보이는 것이 요즘 트렌드입니다.
• V...VIP룸 케이터링의 디테일: 식사 없이 VIP룸에 대기하다가 바로 개회식 등 행사에 참석하는 경우도 많습니다. 이때는 입에 묻지 않는 핑거 다과와 잔커피를 주로 준비하곤 하는데요. 제 경험상 VIP 앞에 'V'가 더 붙을수록 훨씬 디테일한 준비가 필요합니다. 한 해외 대통령은 본인의 전용 커피통을 따로 들고 다니셔서 호텔 커피를 서빙하지 않았고, 또 어떤 국빈은 요청에 따라 새벽에 편의점에서 저지방 우유를 급히 사다가 넣어드린 적도 있습니다. 이러한 디테일을 기획자가 어떻게 미리 아냐고요? 바로 수행원들과의 세밀한 사전 소통을 통해 완성됩니다 😊

2️⃣ Case 2. 대형 국제행사: 과감한 ‘노 케이터링(No Catering)’

내년 닷플래너가 진행을 앞두고 있는 <2027 ISA 세계사회학대회>는 수천 명의 전 세계 학자들이 대학교 캠퍼스에 모여 80개의 동시 세션을 진행하는 메가 이벤트입니다. 이 행사의 가장 큰 특징은 아예 공식 점심시간이나 브레이크 없이 타이트하게 세션이 이어진다는 점입니다. 당연히 공식적으로 주최 측이 무료 제공하는 점심식사나 커피도 없습니다.

• 학생 식당과의 글로벌 학식 협의: 대학교 캠퍼스에서 진행되는 행사의 특성을 살려, 저희는 대학 측과 협의해 학생식당 시스템을 외국인 참가자들의 특이 식단(비건 등)에 맞춰 커스텀 가동할 준비를 하고 있습니다.
• 축제 분위기 조성할 푸드트럭: 또 캠퍼스 야외 공간에는 커피를 포함한 감각적인 푸드트럭 존을 조성할 예정입니다. 참가자들이 정형화된 식사 틀에서 벗어나 캠퍼스 낭만을 즐기며 자율적으로 네트워킹을 하도록 유도하는 ‘경험 중심적’ 설계입니다.

3️⃣ Case 3. 글로벌 브랜딩 혁신: 슬러시(SLUSH) & C2 몬트리올

세계적인 혁신 컨퍼런스들은 F&B를 행사의 정체성을 증명하는 가장 직관적인 브랜딩 도구로 씁니다.

• 핀란드 슬러시(SLUSH)의 100% 채식 선언: 세계 최대 스타트업 축제인 슬러시는 행사의 핵심 가치인 ‘지속 가능성(ESG)’을 말로만 외치지 않았습니다. 행사장 내 모든 육류 메뉴를 전면 퇴출하고 100% 채식(Vegan) 메뉴만 제공했죠. 식기 역시 친환경 다회용기만 사용해, 음식을 먹는 행위 자체가 행사의 철학을 온몸으로 체험하는 과정이 되도록 만들었습니다.
• C2 몬트리올의 ‘어둠 속의 다이닝’: 가장 창의적인 비즈니스 서밋으로 꼽히는 C2 몬트리올은 참가자들의 어색한 장벽을 깨기 위해 완벽한 암흑 속에서 식사하는 팝업 세션을 운영합니다. 시각을 완벽히 차단하고 오직 미각과 대화에만 몰입하게 만들어, 처음 만난 참가자들이 단 15분 만에 깊은 유대감을 맺도록 기획한 정교한 네트워킹 설계입니다.

✅ 음식을 통해 증명되는 기획의 ‘유연성’과 ‘태도’

2회에 걸쳐 살펴본 케이터링의 세계, 어떠셨나요?

결국 케이터링은 단순히 맛있는 메뉴를 접시에 담아내는 일이 아닙니다. VIP 한 사람의 미시적인 취향을 보좌하는 초밀착 의전부터, 메가 이벤트에서 과감히 식사를 덜어내고 로컬 인프라를 연결하는 거시적인 유연성, 그리고 식사 한 끼에 행사의 철학을 담아내는 브랜딩의 영역입니다.

그리고 이 유연성과 철학은 꼭 행사장 안에서만 이뤄질 필요는 없습니다. 예를 들어 코엑스(COEX)처럼 케이터링 단가가 만만치 않은 베뉴에서 학회를 진행할 때는, 내부 케이터링만 고집하지 않고 주변 지역 식당들과 제휴해 '쿠폰제'를 도입하기도 합니다. 만약 이를 로컬 플레이에 적용한다면, 대형 페스티벌을 통해 지역 상권을 활성화하는 고도의 지역 상생 기획으로도 이어질 수 있습니다. 

음식을 단순히 허기를 채우는 메뉴가 아닌 '우리의 기획적 유연성과 메시지를 오감으로 증명하는 가장 강력한 무기'로 디자인해 보시는 건 어떨까요? 참가자들은 그 접시 위에서 주최 측이 자신을 얼마나 존중하는지, 행사의 진짜 ‘태도’를 읽어낼 테니까요.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

전통과 현대 어우러진 인천, 마이스 산업 빛난다 🏛️

강원관광재단, 국제박막학회 현장서 강릉 MICE 역량 알렸다 🎊

강원관광재단은 프랑스 비아리츠에서 열린 '제20회 국제박막학회'에 참가해 차기 대회의 성공적인 강릉 개최를 위한 글로벌 홍보부스를 성황리에 운영했다고 15일 밝혔다. 특히 이번 강릉 유치는 ‘ITS 2026(세계지능형교통체계총회)’ 개최 이후 강릉 컨벤션센터에 최초로 유치된 대규모 국제학술대회라는 점에서 그 상징성과 의미가 크다는 설명이다. 2029년 개최를 통해 도내에 약 30억원 생산유발 효과와 약 13억원 부가가치 유발효과가 발생할 전망이다. 아울러 24명 취업유발 효과가 나타날 것으로 추산된다. 이는 고부가가치 회의·포상관광·컨벤션·전시(MICE) 산업이 지역 경제 활성화에 직접적으로 기여하는 모범 사례로 기록될 것으로 보인다. >자세히보기

고양 MICE 비전 서밋 본격 추진…MICE 정책 공감대 확산 📝

<기획자의 목요일> 에서는 여러분들이 함께 공유하고 싶은 이야기, 궁금한 이야기들을 신청받아 그 물음에 대한 답을 닷플래너만의 시선으로 풀어낼 예정이니 많은 신청해주세요! (익명보장 가능) 📮

🔎 기획자의 목요일 지난레터 다시보기 > All view