• (기획자의 시선.zip) [행사 F&B 시리즈 ①] 케이터링은 ‘맛집 선정’이 아니라 ‘운영 설계’입니다 🥙
  
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"업체 찾기보다 중요한 예산, 수량, 그리고 식단 통제의 기술"

행사가 끝나고 참가자들의 피드백을 열어보면 가장 구체적이고 날카로운 평가가 쏟아지는 영역이 있습니다. 바로 ‘식음료(F&B)’입니다. 피드백을 본 주최자들은 종종 “다음에는 더 맛있는 업체를 찾아서 만족도를 높여야겠다”라고 생각하곤 합니다.

하지만 참가자들이 진짜 감동하거나 실망하는 지점은 음식의 맛 자체가 아닙니다. 그 음식을 제공하기까지의 정교한 운영 설계와 참가자를 배려하는 행사의 태도죠. 메뉴판 뒤에 숨겨진 진짜 케이터링 기획의 세계, 그 첫 번째 이야기로 ‘예산과 운영 설계’의 비밀을 공유합니다.

1️⃣ “1만 원대 도시락 가능할까요?” — 베뉴의 냉정한 현실

주최자분 중 컨벤션 센터에서 진행하는 행사에 “1만 원대 도시락”을 배달시키고 싶어 하시는 경우가 종종 있습니다. 타이트한 예산 고민도 충분히 이해하지만, 대형 베뉴의 특성을 알면 현실은 조금 다릅니다.

특히 최근 가파른 물가 상승과 인건비 인상이 맞물린 지금, 일반 식당에서도 1만 원으로 제대로 된 식사를 찾기 어려워졌습니다. 대형 컨벤션 센터나 호텔은 보통 ‘지정 업체’만 이용해야 하는 독점 구조가 많고, 일반 식당보다 기본 단가 자체가 높습니다. 식중독 등 위생 사고에 대한 리스크 분담 비용과 음식값 외에 테이블 세팅비, 기물 대여료, 인건비가 별도로 청구되기 때문입니다. 즉, 케이터링은 단순한 ‘음식값’이 아니라 ‘공간과 인프라 계약’의 관점으로 먼저 접근해야 계산이 맞습니다.

2️⃣ 예산을 방어하는 베테랑의 기술, ‘80%의 법칙’

그렇다면 제한된 예산 속에서 어떻게 퀄리티를 유지하며 식음료 비용을 방어할 수 있을까요? 몇백 명 이상이 모이는 대규모 행사에서 제가 가장 애용하는 무기는 바로 ‘데이터 기반 수량 최적화’입니다.

커피 브레이크나 식사를 준비할 때 참가자 100% 수량 그대로 정량 주문을 넣지 않습니다. 현장 노쇼(No-Show)와 행사 당일의 흐름을 고려해 전체 수량의 80%~90% 선으로 조율하죠. 모자라지도 넘치지도 않게 공급량을 제어하는 이 10%의 미학만으로도, 음식의 퀄리티를 깎지 않으면서 전체 예산을 크게 절감할 수 있습니다.

3️⃣ '특이 식단'의 철저한 현장 통제

컨벤션 F&B 운영에서 주최자가 반드시 인지해야 할 사실이 있습니다. 행사 현장에서는 일반 식당처럼 "여기 OOO 메뉴 하나 추가요!"가 절대 불가능하다는 점입니다. 현장 추가 주문이 안 되는 상황을 기획자와 주최자가 명확히 인지하고 있어야 대형 컴플레인을 막을 수 있습니다.

• 사전 등록부터 촘촘하게: 비건(채식), 할랄(이슬람), 견과류·유제품 알레르기 등 특이 식단은 취향이 아닌 '안전'의 영역입니다. 요즘은 알레르기 종류도 워낙 다양하기 때문에, 식음료 계획이 있다면 사전 등록 단계에서부터 특이 식단 여부를 전수조사해야 현장 관리가 원활해집니다.

• 행사 중 특별히 배려가 필요한 식단이나 알레르기가 있으신가요?

• 의전을 완성하는 영문 메뉴(성분 표시): 정찬(Gala Dinner)이든 뷔페든 글로벌 참가자가 있는 국제회의라면 영문 메뉴와 성분 표시가 필수입니다. 외국인 참가자가 내가 먹는 음식에 무엇이 들어갔는지 명확히 알고 안심하고 수저를 들 수 있게 만드는 것이 기획자의 운영 디테일입니다.

4️⃣ 동선과 타이밍이 꼬이면 맛도 꼬인다

공간의 동선만큼이나 중요한 것이 바로 시나리오 위에서 흐르는 ‘시간의 동선(타이밍)’입니다.

예를 들면 수백 수천 명이 동시에 한자리에 엉켜버리지 않도록 스테이션을 분산 배치하는 커피 브레이크 공간 설계부터, 1분 1초의 오차도 허용하지 않는 ‘VIP 만찬 타이밍 콜(Call)’이 모두 여기에 해당합니다.

최근 진행한 <광교 양자바이오 서밋(G-QBS)> 라운드테이블 및 만찬 현장에서도 저희가 온 신경을 곤두세웠던 것은 다름 아닌 '만찬 서빙 타이밍'이었습니다.

• 건배사 직전의 완벽한 셋업: 헤드 테이블의 건배사가 시작되기 직전, 타이밍에 맞춰 모든 참가자의 잔이 완벽하게 채워져 있어야 합니다.
• 큐사인과 동시에 시작되는 흐름: 화려한 오프닝 공연이나 무대 위 프로그램이 끝나는 큐사인과 동시에 첫 정찬 코스가 시작되어야 흐름이 끊기지 않습니다.
• 시계톱니 같은 프로그램 연동: 메인 요리가 끝나갈 무렵에는 아나운서의 브릿지 멘트와 디저트 서빙 시간이 시계톱니처럼 기막히게 맞아떨어져야 정적 없는 매끄러운 진행이 가능합니다.

이렇듯 무대 위의 시나리오와 무대 아래 주방·서빙팀의 속도를 완벽하게 컨트롤하는 '타이밍 콜'이 정교하게 작동할 때, 참가자들은 비로소 음식이 아니라 만찬의 진정한 목적에 집중하게 됩니다.

© G-Quantum Bio Summit 2026

💡 참가자는 음식에서 ‘행사의 태도’를 읽습니다

결국 케이터링은 맛집을 고르는 것이 아니라, 참가자가 행사장에 머무는 시간의 밀도를 높이는 정교한 운영 과학(^^)입니다. 마지막 한 사람까지 줄 서지 않고 안전하게 따뜻한 커피를 마실 수 있게 동선을 짜는 것. 그 디테일에서 참가자들은 이 행사가 나를 얼마나 존중하는지, 즉 '행사의 태도'를 읽어냅니다.

행사를 준비하신다면 메뉴판의 음식을 고르기 전에, 참가자들의 '움직임 동선'과 '식단 데이터'부터 먼저 점검해 보시는 건 어떨까요?

다음 주에는 소규모 VIP 케이터링부터 수만 명 규모의 대형 축제까지, 현장을 뒤흔든 생생한 케이스 스터디를 들고 오겠습니다. 과감히 식사를 생략하는 ‘노 케이터링’ 트렌드부터 오감을 자극하는 신선한 글로벌 F&B 뉴노멀까지, 음식을 ‘브랜딩’과 ‘체험’으로 승화시킨 기획의 정수를 담은 [2부: VIP부터 수만 명까지, 글로벌 케이터링 케이스 스터디] 이야기로 찾아오겠습니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

'광교 양자 바이오 서밋 2026', 27개국서 2600명 참가 🔮

여행시장 고유가 덮쳤지만…비즈니스 수요는 탄탄 ✈️

올해 전 세계 국제 여행 지출이 최대 510억달러(약 77조원) 줄어들 수 있다는 전망이 나왔다. 중동 전쟁으로 인한 유가 상승으로 항공료 등 비용 부담이 커지면서 장기, 장거리 여행 수요가 단기, 단거리로 전환하게 될 것이라는 예상이다. 영국 경제 분석기관 옥스퍼드 이코노믹스는 최근 올해 국제 여행객 수를 15억 1200만여 명으로 예상했다. 전년 대비 8% 늘어난 15억 4000여 명으로 예상한 연초 전망치보다 2% 줄어든 수치다. 지정학적 불안 고조로 중동 지역 여행 수요가 최대 60% 가까이 줄겠지만, 전체적으로는 지난해에 이어 증가세를 이어갈 것이라는 예상이다. 항공료 등 비용 증가로 줄어든 일반 여행 수요는 출장, 마이스(MICE) 등 비즈니스 여행 수요가 대신할 것으로 봤다. 기업이 대부분 비용을 부담하는 비즈니스 여행도 이전보다 부담이 늘었지만, 경영의 지속성을 고려할 때 규모, 횟수를 줄이는 방식으로 적정 수요를 유지할 것이라는 관측이다. >자세히보기

전시컨벤션의 힘…연 2720兆 경제효과 창출 💰

지난해 전 세계 마이스(MICE) 산업의 GDP(국내총생산) 유발효과가 역대 최대치를 기록한 것으로 나타났다. 기업회의와 포상관광, 컨벤션(국제회의), 전시·박람회 개최에 들어간 비용도 사상 처음 항공 운송(1조 2850억달러) 부문을 추월했다. 미국 이벤트산업협의회(EIC)와 영국 경제 분석기관 옥스퍼드 이코노믹스가 최근 발표한 ‘비즈니스 이벤트 글로벌 경제 영향력’ 분석 보고서에 따르면 지난해 180여 개국에서 열린 비즈니스 이벤트엔 행사장 임대와 조성, 참가비 등 직접 비용 기준 총 1조 2929억달러(약 1960조원)가 쓰였다. 2024년 1조 2060억달러(약 1820조원) 대비 7%, 코로나19 팬데믹 이전인 2019년 1조 1520억달러(약 1740조원)보다는 12% 늘어난 수치다. 마이스 4개 분야 중 수출입 계약, 판매 등 비즈니스 성격이 가장 강한 전시·박람회엔 지난해 연간 1800억달러(약 270조원)가 쓰여 전체 비용 중 14%의 가장 높은 비중을 차지했다. 전체 비즈니스 이벤트 참가자는 16억 5000여 만 명으로 2019년 16억 3400여 명 대비 1% 소폭 증가, 6년 만에 처음 코로나19 팬데믹 이전 수준을 회복했다. 지난해 비즈니스 이벤트 참가자 1인당 지출액은 평균 785달러로 2019년 대비 11%가 늘었다. 국제통화기금(IMF) 기준 2019년부터 지난해까지 약 44%에 달하는 전 세계 누적 물가상승률(CPI)의 4분의 1 규모로 가성비 높은 비즈니스 도구로서 마이스 산업의 효용성을 보여주는 결과다.
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<기획자의 목요일> 에서는 여러분들이 함께 공유하고 싶은 이야기, 궁금한 이야기들을 신청받아 그 물음에 대한 답을 닷플래너만의 시선으로 풀어낼 예정이니 많은 신청해주세요! (익명보장 가능) 📮

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