• (기획자의 시선.zip) AI, 우리 팀 막내로 들일까요? 🤖
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"팀장님, 요즘 AI가 그렇게 일 잘한다던데, 우리도 써봐야 하지 않을까요?"

행사 시즌이 끝나고 숨 돌릴 틈도 없이 쏟아지는 내년도 기획안과 씨름하던 어느 날, 한 팀원이 툭 던진 말이었습니다. 하루가 다르게 쏟아지는 AI 소식들. 행사 기획자에게 AI는 과연 '일을 덜어줄 똑똑한 막내'일까요, 아니면 '공부해야 할 또 하나의 숙제'일까요?

'AI 도입'이라는 말이 너무 거창하게 들릴지도 모릅니다. 하지만 돌이켜보면 저희는 이미 AI와 함께 일하고 있었어요. 해외 연사 섭외 메일을 쓸 때 Claude나 DeepL 번역기를 돌려보고, Gemini나 ChatGPT에게 홍보 문구 아이디어를 물어보는 것처럼요. 중요한 건 'AI라는 기술'이 아니라 'AI로 우리 일을 어떻게 바꿀 수 있는가'에 대한 질문을 던지는 것이었습니다.

그래서 이번 주는 우리 기획자들이 AI를 어떻게 바라보고, 또 어떻게 활용해야 할지에 대한 이야기를 나눠볼까 합니다.

📌 AI, 이제는 옆자리 동료가 되었습니다

"AI 도입, 더 이상 선택이 아닌 필수"라는 헤드라인이 이제는 낯설지 않습니다. 최근 GMI 리포트를 보니, 글로벌 MICE 기업의 79%가 이미 생성형 AI를 쓰고 있다고 해요. '업무 효율화'는 기본이고, 이제는 AI로 '개인화된 참가자 경험'을 설계하는 단계로 넘어가고 있었습니다.

예를 들면 이런 식이죠 🤔

• A 참가자 (첫 방문 개발자): 과거 참석 이력이 없는 것을 파악 → 개발자 기초 세션 및 네트워킹 파티 추천
• B 참가자 (3회차 방문 마케터): 이전 참석 데이터를 분석 → 작년에 만족도가 높았던 심화 세션의 후속 강연과 VIP 라운지 미팅 제안

단순히 행사장에 사람을 모으는 것을 넘어, 각 참가자에게 '당신만을 위한 행사'라는 느낌을 주는 것. 예전에는 베테랑 기획자의 '감'에 의존했던 영역을 이제는 데이터와 AI가 뒷받침해 주는 시대가 온 거죠.

국내의 한 PCO는 아예 자체적으로 AI 솔루션을 개발해 행사 준비 인력을 절반으로 줄였다는 소식도 들려옵니다. 예산과 인력은 늘 빠듯한데, 행사의 퀄리티는 높여야 하는 우리 기획자들에게는 솔깃한 이야기가 아닐 수 없습니다.

📌 '있어 보이는' 기술 과시가 아닌, '실질적인' 문제 해결

하지만 중요한 건 기술의 화려함이 아닙니다. 이 기술이 우리 행사의 어떤 문제를 해결해 줄 수 있느냐죠. Event Industry News의 리포트를 보니, 기획자들이 AI를 가장 많이 쓰는 분야는 데이터 분석(20%), 개인화(18%), 콘텐츠 생성(15%) 순서였습니다.

저희 팀도 작은 실험을 해봤습니다.

• 기존 방식: 모든 참가자에게 기본적인 행사 정보 위주의 홍보 이메일 발송
• AI 활용: 참가자 직군/관심사에 따라 그룹에 맞는 메시지를 AI로 작성해 발송 → 이메일 오픈율 15% 상승

결과는 놀라웠습니다. 거창한 시스템이 아니더라도, 우리의 고민이 담긴 작은 시도만으로도 변화를 만들 수 있다는 걸 확인한 순간이었죠.

🔔 실전에서 바로 써먹는 AI 활용 TIP

• 스폰서 유치 제안서, 10분 만에 초안 잡기: ChatGPT에 "IT 컨퍼런스 스폰서십 제안서 초안을 '잠재 고객 확보'와 '브랜드 인지도 상승' 두 가지 목표에 맞춰 작성해 줘"라고 입력해 보세요. 우리 행사의 기본 정보만 추가하면 그럴듯한 초안이 완성됩니다.
• 해외 연사 섭외, 언어 장벽은 이제 그만: 연사 리서치부터 섭외 메일 발송까지, AI 번역 툴을 활용하면 마치 현지인처럼 소통할 수 있습니다. 특히 격식 있는 비즈니스 표현에 강점을 보여요.
• 참가자 문의 응대, 챗봇에게 맡기기: 행사장에 꼭 있는 질문들 있죠? "와이파이 비밀번호 뭐예요?", "점심 어디서 먹어요?" 같은 반복적인 질문은 간단한 챗봇을 만들어 웹사이트에 심어두는 것만으로도 운영 인력의 부담을 크게 덜 수 있습니다.

AI는 기획자를 대체하는 존재가 아니라, 기획자가 더 중요한 일, 즉 '더 나은 경험을 창조하는 일'에 집중할 수 있도록 돕는 강력한 파트너입니다. 우리 팀의 '똑똑한 막내'로 AI를 한번 들여보는 건 어떨까요? 😊

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