#기획자의목요일 #행사성공비법 #닷플래너 🗂️ 이번 주 기획자의 목요일
- (기획자의 시선.zip) 성공한 모든 행사 뒤에는 '그것'이 있었다 💡
- (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗
|
|
|
# 성공한 모든 행사 뒤에는 '그것'이 있었다 💡 |
|
|
📌 브리프, 협업의 ‘공용 언어’
오늘은 행사 기획에서 가장 중요하지만 종종 간과되는 '브리프'에 대해 이야기해볼까 합니다.
브리프(brief)라고 하면 보통 '간단한 요약서' 정도로 생각하기 쉬운데요, 사실 행사에서의 브리프는 그보다 훨씬 중요한 역할을 합니다.
행사의 목적부터 예산, 현장 운영 원칙까지 모든 것을 담은 '협업의 바이블'이거든요.
하지만 예산도 줄고, 시간도 절약되고, 무엇보다 요즘처럼 빠르게 변하는 상황에서는 문서보다 소통이 중요하다는 얘기를 여기저기서 듣고 일을 위한 일은 하지 말자는 얘기까지도 있는데요.
정말 그럴까요? |
|
|
📌 성공하는 행사 뒤에는 반드시 '브리프'가 있다
애플 키노트의 완벽한 진행, 올림픽 개막식의 감동적인 연출, 심지어 동네 카페에서 열리는 작은 세미나까지. 규모와 상관없이 잘 진행되는 행사 뒤에는 반드시 브리프가 있어요.
다만 '브리프'라는 이름을 쓰지 않을 뿐이죠. 런다운, 시나리오, 체크리스트, 실행계획서... 이름은 다양하지만 역할은 같습니다.
저희도 초기에는 브리프 작성하는 것이 업무 시간만 늘어나는, 비효율적인 것라고 생각하기도 했었는데요. 작년보다 올해 확실히 브리프의 중요성을 체감하고 있어요. 특히 팀원이 늘고, 협력사가 많아지면서 "아, 이걸 문서로 정리해뒀으면 좋았을 텐데" 하는 순간들이 자주 생기더라고요. |
|
|
📌 위기를 기회로 바꾼 브리프의 힘
실제로 지난 6월 저희가 직접 주최하는 글로벌 스트릿컬쳐 컨벤션 ‘렛츠플로피’에서는 브리프 덕분에 좀 더 행사 참가자들의 만족도와 경험의 밀도를 높일 수 있었습니다. 다양한 페스티벌이 쏟아지는 6월로 행사 일정을 옮기면서 모객에 많은 어려움을 겪었는데요. 행사와 사업계획서를 작성하고 함께 공유했던 초기 브리프를 토대로 KPI를 재점검하고 실제 달성할 수 있는 지표들을 확인하여 참가자들의 참여로 함께 만드는 콘텐츠의 밀도를 높일 수 있었습니다. 워크샵, 참가자와 소통하는 세션을 만들어서 실제로 참가자들의 목소리를 들어볼 수 있는 시간들을 가져가면서 비워내는 행사가 아니라 채우러 오는 곳이라는 피드백을 듣기도 했어요. |
|
|
📌 브리프가 꼭 필요한 순간 체크하기
물론 브리프가 모든 행사에 똑같이 필요한 건 아닙니다. 실제 브리프 작성 여부를 판단할 때는 아래 세 가지를 체크해보면 좋아요. |
|
|
🏢 팀의 규모와 협업 범위 3-4명의 작은 팀이 단순한 세미나를 진행한다면 구두로도 충분할 수 있어요. 하지만 10명 이상이 참여하거나 외부 협력사가 들어오는 순간, 브리프 없이는 소통 비용이 기하급수적으로 늘어납니다.
⚙️ 행사의 복잡도 단일 공간에서 진행되는 강연회와 여러 세션이 동시에 진행되는 컨퍼런스는 완전히 다른 접근이 필요해요. 변수가 많을수록 브리프의 필요성은 커집니다.
⚠️ 실패 비용 내부 직원 교육은 다소 실수가 있어도 이해해주지만, 고객사 대상 론칭 행사나 언론 공개 이벤트는 한 번의 실수가 큰 타격을 줄 수 있거든요. 특히 라이브 스트리밍이나 언론 취재가 있는 행사라면 더욱 신중해야 합니다. |
|
|
📌 우리가 사용하는 4단계 브리프 시스템
사실, 꼭 두꺼운 기획서나 완벽한 브리프 하나만 선택할 필요는 없습니다. 행사의 목적과 성격과 팀 상황과 방식에 맞춰 필요한 브리프를 작성하면 되니까요.
최근 저희는 행사 규모와 복잡도에 관계없이 적용할 수 있는 4단계 브리프를 쓰고 있어요. |
|
|
[1단계] 착수 브리프 : "우리가 원하는 건 뭐죠?"
가장 간단하지만 가장 중요한 질문. "이 행사가 끝났을 때 무엇이 달라져 있어야 하나요?" 이 질문에 모든 팀원이 같은 대답을 할 수 있다면 성공입니다.
[2단계] 실행 브리프 : "어떻게 만들 건가요?"
참가자 동선, 필요한 장비, 팀별 역할까지. 계획을 현실로 옮기는 구체적인 설계도예요.
[3단계] 현장 브리프 : "만약에 말이에요..."
리허설 체크포인트, 비상 대응 플랜, 실시간 모니터링 항목. 변수에 대비하는 위기 대응 매뉴얼입니다.
[4단계] 리뷰 브리프 : "다음엔 더 잘해요"
성과 분석, 참가자 피드백, 개선 과제. 다음 행사의 밑바탕이 되는 소중한 자산이에요. |
|
|
📌 브리프는 결국 팀의 '소통 방식'
온라인 미팅에서는 공유 문서에 간단한 체크리스트만 정리해도 충분할 때가 있어요. 대형 행사에서는 단계별로 나누어 진행하면서 각 단계마다 필요한 브리프를 따로 만들기도 하고요.
브리프는 결국 팀의 '소통 방식'입니다. 누구와, 어떤 환경에서, 왜, 무엇을 함께 만들려는지 정확히 알게 되면, 조금 더 현명한 브리프 작성 방식을 선택하게 될 거예요. |
|
|
📝 기획자의 코멘트
완벽한 계획은 없지만 완벽하게 준비된 팀은 있다고 합니다. 모두가 공유할 수 있는 기준을 만드는 것, 브리프가 바로 그 기준이 되어줄 거예요 🤗 |
|
|
일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....
24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 ☺️ |
|
|
전주 마이스복합단지 도시개발 '첫 삽'을 뜨다! 🏟️
전북 전주시가 1조원 규모의 마이스복합단지 조성 사업에 첫 삽을 떴다고 밝혔어요. 마이스복합단지는 약 12만1231㎡ 규모로 전시컨벤션센터를 비롯해 한국문화원형 콘텐츠 체험전시관, AI 기반 디지털 문화콘텐츠 제작 시설인 ‘G-타운’, 전주시립미술관, 호텔, 백화점 등 다양한 시설이 들어설 예정이라고 하네요. > 자세히보기 |
|
|
한국관광공사, 광복 80년 태극기 들고 전국 33곳 ‘역사 원정대’ 출동 🇰🇷
한국관광공사가 광복 80년을 맞아 8월 31일까지 국내여행 정보 통합 플랫폼 ‘대한민국 구석구석’에서 광복절 특집전을 연다고 해요. 이번 특집전은 여행을 통해 광복의 의미를 재조명하고, 독립운동가들의 희생과 업적을 기릴 수 있도록 기획되었어요. 특집전에서는 역사 유적지부터 자유와 평화를 상징하는 장소까지 전국 33곳의 여행지를 소개할 거라고 하네요. >자세히보기 |
|
|
강원도, ‘웰니스’로 중국 관광시장 공략… ‘골든타임’ 잡는다 ⏰
강원도가 코로나19 이후 여전히 회복이 더딘 중국 시장을 되살릴 ‘골든타임’이 열렸다는 판단하에 중국 단체관광 무비자 도입을 계기로 중국 관광객 유치전에 적극 나선다고 한다. 이번 무비자 조치에 따라 중국 현지 홍보 활동도 강화하는데 강원도가 내세울 중국 시장 공략의 신규 키워드는 ‘웰니스’로 선정하고 홍보에 박차를 가할 계획이라고 한다. >자세히보기 |
|
|
<기획자의 목요일> 에서는 여러분들이 함께 공유하고 싶은 이야기, 궁금한 이야기들을 신청받아 그 물음에 대한 답을 닷플래너만의 시선으로 풀어낼 예정이니 많은 신청해주세요! (익명보장 가능) 📮 |
|
|
|
*본 뉴스레터는 닷플래너 고객사 및 이메일 수신에 동의한 분들 대상으로 발송됩니다.
Copyright © DoTPlanner All rights reserved |
|
|
|
|