• (기획자의 시선.zip) AI 시대, PCO(국제회의기획자)의 진짜 쓸모를 묻다 ⚙️
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"행사 대행을 넘어 공간, 테크, 비즈니스 커뮤니티를 설계하는 사람들의 이야기"

최근 인공지능 기술이 사무직 업무의 상당 부분을 대체할 것이라는 전망이 나오면서, 기획자라는 직업의 미래에 대해 질문을 던지는 분들이 많아졌습니다. 데이터 정리, 번역, 제안서 초안 작성 같은 업무가 자동화된다면, 행사를 기획하고 운영하는 사람들의 역할은 어떻게 될까요?

흥미롭게도 기술이 발전할수록, 사람들이 물리적인 공간에 모여 직접 눈을 맞추고 교류하는 오프라인 경험의 가치는 오히려 희소해지고 있습니다. 단순한 정보 전달이나 데이터 관리는 AI가 훨씬 빠르고 정확하게 처리할 수 있지만, 수많은 사람의 이해관계를 현장에서 조율하고 예기치 못한 비즈니스 교류를 이끌어내는 일은 여전히 인간 기획자의 몫으로 남아있기 때문입니다.

오늘은 행사를 무사히 치러내는 '운영자'라는 익숙한 역할을 넘어, PCO라는 직무가 역사적으로 어떻게 시작되었고 현재 산업의 경계를 넘어 어떤 영역까지 실무를 확장하고 있는지 그 궤적을 차분히 짚어보려 합니다.

1️⃣ PCO의 기원과 전통적 역할: '복잡성의 조율'

PCO라는 직업의 뿌리를 이해하려면 제2차 세계대전 이후, 이른바 '제트기 시대(Jet Age)'가 열리던 시기로 거슬러 올라가야 합니다. 항공 교통의 발달로 국가 간의 이동이 자유로워지면서 학회, 협회, 기업들이 국경을 넘어 대규모로 모이는 국제회의가 본격적으로 시작되었습니다.

당시의 국제행사는 지금보다 훨씬 복잡한 물리적 장벽을 가지고 있었습니다. 수천 명의 항공권과 숙박을 수기로 예약해야 했고, 까다로운 외교적 의전, 다국어 동시통역 부스 설치, 종교와 문화에 따른 식단 배분 등 방대한 물류(Logistics)를 현장에서 오차 없이 통제해야만 했습니다. 이처럼 얽히고 설킨 실무를 한데 모아 기획하고 조율할 전문가의 필요성이 대두되면서 PCO라는 직무가 탄생했습니다.

이러한 역사적 배경 때문에 전통적인 PCO는 '운영 및 리스크 관리자'의 성격이 강했습니다. 수만 줄의 엑셀 데이터를 다루며 등록 데스크의 병목 현상을 막고, 분 단위로 쪼개진 타임테이블을 지연 없이 실행하여 '무사고'를 달성하는 것이 기획자의 가장 중요한 역량으로 평가받았습니다.

2️⃣ AI의 등장, 기획자를 엑셀과 네임택에서 해방시키다

수십 년간 이어져 온 기획자의 업무 방식은 최근 이벤트 테크(Event Tech)와 AI 솔루션의 등장으로 큰 전환점을 맞이했습니다. QR코드, 심지어 안면 인식으로 1초 만에 네임택이 출력되고, AI가 참가자 데이터를 분석해 좌석과 미팅 파트너를 자동 추천하기도 하며, 스마트폰 앱을 통해 다국어 실시간 통번역이 제공되는 시대가 되었습니다.

이러한 기술의 도입은 PCO의 입지를 좁히는 것이 아니라, 오히려 기획자를 단순 물류 관리에서 해방시켰습니다. 등록대 뒤에서 명찰을 찾고 동선을 통제하느라 놓쳤던 '참가자들의 경험'과 '행사의 본질적인 목적'을 고민할 수 있는 시간적, 예산적 여백이 생겨난 것입니다. 이에 따라 오늘날의 기획자들은 단순한 행사 대행을 넘어 공간, 테크, 커뮤니티를 아우르는 설계자로 그 역할을 넓혀가고 있습니다.

3️⃣ 오늘날 PCO의 실무 확장의 3가지 형태

첫째, 현장의 문제를 기술로 풀어내는 '이벤트 테크(Event Tech) 기획' 

현장에서 발생하는 구조적인 병목과 참가자들의 불편함을 가장 잘 아는 전문가는 다름 아닌 기획자입니다. 글로벌 1위 이벤트 테크 기업 'Cvent'의 창업자 레지 애거월(Reggie Aggarwal)의 사례가 이를 잘 보여줍니다. 변호사였던 그는 지역 네트워킹 협회를 이끌며 매번 엑셀로 명단을 정리하고 노쇼(No-show) 인원을 감당하는 데 지쳐, 이 과정을 자동화하는 소프트웨어를 직접 기획해 회사를 설립했습니다.

오늘날의 PCO 출신 인력들은 단순히 완성된 소프트웨어를 구매해 사용하는 데 그치지 않습니다. MICE 플랫폼이나 IT 기업의 서비스 기획자(PM)로 합류하여, 주최자와 참가자 양쪽의 편의를 돕는 B2B 매칭 알고리즘이나 사후 데이터 분석 툴을 설계합니다. 또한, 현장에 투입된 기획자는 이러한 솔루션들이 오프라인 행사에서 오류 없이 원활하게 작동하도록 테크 기업과 조율하고 맞춤형으로 세팅하는 역할을 담당합니다.

둘째, 브랜드의 메시지를 물리적 경험으로 구현하는 '공간 경험(BX) 설계' 

최근 토스(Toss), 네이버(Naver), 무신사(Musinsa) 등 주요 IT 및 리테일 기업들은 자사의 철학과 서비스를 알리기 위해 대규모 유저 컨퍼런스나 팝업 스토어를 적극적으로 개최하고 있습니다. 이런 대형 프로젝트를 총괄하는 기업 내부의 브랜드 경험(BX) 팀이나 공간 디렉터 중 상당수가 전시 및 컨벤션 기획 경험을 가진 인력들입니다.

아무리 훌륭한 건축과 인테리어를 갖춘 베뉴라도, 그 안에서 수천 명의 인파가 어떻게 걷고, 멈추고, 경험할지를 예측하고 통제하는 것은 전혀 다른 문제입니다. PCO는 조명의 조도, 공간을 채우는 배경 음악과 향기, 참가자가 부스에 머무는 체류 시간 등을 세밀하게 기획합니다. 디지털 화면 속에 머물던 무형의 브랜드 가치를 참가자들이 오프라인에서 오감으로 느끼도록 다듬어내는 일, 즉 '오프라인 UX/UI'를 설계하는 것이 현대 PCO의 주요 실무로 자리 잡았습니다.

셋째, 단발성 행사를 넘어 관계를 잇는 '비즈니스 커뮤니티 운영' 

과거의 기획이 정해진 3~4일 동안 행사를 무사히 마치는 데 집중했다면, 지금은 그 행사를 기점으로 시작되는 장기적인 '관계의 밀도'를 고민합니다. 벤처캐피탈(VC)의 데모데이나 글로벌 스타트업 컨퍼런스를 예로 들 수 있습니다.

행사 당일 무대 위에서 진행되는 10분간의 피칭(발표)도 중요하지만, 정말 중요한 것은 무대 아래에서 투자자와 스타트업, 미디어가 나누는 실질적인 대화입니다. 최근의 기획자들은 행사가 끝난 뒤에도 디지털 플랫폼이나 후속 소규모 밋업을 통해 이들이 지속적으로 교류할 수 있는 판을 짭니다. 다양한 산업군의 이해관계를 파악하고, 일회성 만남이 아닌 자생적인 비즈니스 생태계가 유지되도록 커뮤니티를 운영하는 것 역시 현대 PCO가 수행하는 중요한 업무 확장 사례입니다.

4️⃣ 엑셀과 명찰 너머, 기획자의 다음 무대

운영과 물류라는 겉모습 뒤에 가려져 있던 PCO의 본질은 결국 '사람들이 모이는 시공간을 기획하고, 그 안에서 의미 있는 교류와 비즈니스가 발생하도록 돕는 것'입니다. 인공지능이 서류 작업과 데이터 분석의 효율을 극대화할수록, 사람과 사람의 마음을 잇고 오프라인의 감각을 통제하는 기획자의 섬세한 역량은 앞으로 산업 전반에서 더욱 폭넓게 쓰이게 될 것입니다.

💬 Editor's 코멘트

현업에서 경험하시거나 지켜본 PCO의 다양한 업무 중, "이런 디테일까지 기획자의 영역이었어?"라고 느꼈던 뜻밖의 순간이 떠오르셨나요? 현장에서 마주했던 인상 깊은 에피소드나 기획에 대한 크고 작은 생각들이 있다면, 언제든 QnD로 편하게 들려주세요.

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