• (기획자의 시선.zip) 행사 운영요원, 하루 알바를 최고의 파트너로 만드는 법 🐥
  
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"기획자가 반드시 알아야 할 현장 운영요원 관리 노하우"

행사 당일 참가자가 가장 먼저 만나는 사람은 주최자도, 사무국도 아닙니다. 바로 행사장 입구와 동선 곳곳을 지키는 운영요원입니다.

운영요원의 말투와 안내 태도 하나가 행사의 첫인상을 결정합니다. 하지만 대부분 단 하루, 길어야 며칠 함께하는 단기 인력이기에 기획자에게는 가장 관리하기 어려운 변수이기도 합니다. 오늘은 저희가 실제 현장에서 운영하는 운영요원 관리 노하우를 단계별로 나눠 소개합니다.

© AI 생성 이미지

🎯 선발: 기획사의 진짜 자산, '검증된 자체 인력풀'과 '전문 파견 회사'의 조화

행사 운영요원은 무작위로 뽑아서 머릿수만 채우는 인력이 아닙니다.

• 검증된 자체 인력풀 관리: 닷플래너는 매 행사마다 운영요원을 평가하고 아카이빙해 자체 인력풀을 관리합니다. 약속을 잘 지키고 현장 대응이 좋은 운영요원은 다음 행사에서도 높은 확률로 좋은 결과를 만들어냅니다.
• 전문 인력 회사 활용: 대규모 행사나 일정이 촉박한 경우에는 전문 운영요원 파견 회사와 협업합니다. 비용은 늘어나지만 모집 기간을 크게 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.

👩‍🏫 교육: 아웃소싱을 주더라도 교육만큼은 직접!

저희가 가장 중요하게 생각하는 것은 운영요원의 사전 교육입니다. 행사의 목적과 참가자 응대 원칙, 그리고 톤앤매너를 먼저 교육한 뒤, 담당 업무별 세부 교육을 진행합니다. 일정상 어려우면 온라인 교육으로 미리 현장 이해도를 높입니다. 미세한 뉘앙스 등은 행사를 기획한 사람만 전달할 수 있기 때문입니다.

• 1페이지 FAQ: 운영요원 네임택 뒤에 식권, 주차, 비상연락망 등 가장 많이 받는 질문만 정리해 넣습니다. 이 작은 카드 하나가 현장 문의를 크게 줄여줍니다.

⚙️ 업무 배치: 예산은 아끼고 효율은 높이는 ‘인력 테트리스’ 전략

한정된 예산 안에서 법적 리스크를 피하고 효율을 극대화하는 ‘인력 테트리스’ 전략입니다. 이 '인력 테트리스'라는 표현은 작년 한 행사에서 운영요원과 자원봉사자를 관리하던 저희 직원(©Ella)이 실제 사용했던 말입니다. 표현이 재미있어 그대로 가져왔습니다 😊

• 시간차 듀얼 배정: 등록이 몰리는 오전에는 '등록 데스크'에, 오후에는 '동시 세션장'으로 순환 배치합니다.
• 만찬 담당 시차 출근: 늦게 끝나는 만찬 운영요원는 오후 늦게 출근하도록 조율합니다. 연장 수당을 막으면서 근로기준법상 의무 휴게시간(4시간당 30분)을 준수할 수 있습니다.
• 사무국 대기조: 사무국(HQ)에 즉시 투입 가능한 인력을 1~2명 배치하여 평소에는 사무국일을 하고 비상시에는 현장의 인력 누수에 즉각 대응할 수 있도록 합니다.

💯 현장: 좋은 운영요원와 나쁜 운영요원의 차이

치열한 현장에서 기획자들의 뒷목을 잡게 하거나, 반대로 감동을 줬던 실제 운영요원 에피소드를 공유합니다.

🚫 이런 운영요원는 위험합니다

• 스탠딩 리셉션에서 케이터링을 즐긴 운영요원: 리셉션 현장에서 참가자 안내 담당 운영요원이 유니폼을 입은 채 유유히 케이터링 음식을 먹고 있던 사건.
• '뇌피셜' 길 안내: 질문을 받았을 때 귀찮아서 본인 뇌피셜로 대충 아무 방향이나 알려줘 동선을 꼬아놓는 운영요원.

💡 이런 운영요원는 에이스입니다

• 즉각적인 크로스 체크: 모르는 문의가 오면 독단으로 답하지 않고 "바로 확인 후 안내해 드리겠습니다" 라며 본부와 소통해 처리하는 운영요원.
• 선제적 병목 해결: 시키지 않아도 등록대나 엘리베이터 앞 등 인파가 정체되는 구간을 미리 찾아 동선을 정리하는 운영요원.

⭐ 운영요원은 행사의 ‘페르소나’입니다

행사 만족도 조사에서 자주 등장하는 단어는 의외로 "친절함"과 "매끄러운 안내"입니다. 수억 원짜리 화려한 무대도 입구 운영요원의 태도 하나로 이미지가 와르르 깎일 수 있습니다.

운영요원은 하루 동안 우리 행사의 얼굴이자 브랜드입니다. 좋은 운영요원은 우연히 만들어지지 않습니다. 검증된 선발과 충분한 교육, 그리고 존중받는 근무 환경이 준비될 때 비로소 하루짜리 운영요원은 최고의 파트너가 됩니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

여수시, 섬박람회·MICE 산업 집중 투자 나선다 💰

여수시는 민선9기 출범 이후 첫 추가경정예산안으로 1조8,370억 원 규모의 2026년도 제2회 추가경정예산안을 시의회에 제출하고, 국제회의와 해외 인센티브 관광 유치 성과를 바탕으로 지역 성장 기반 강화에 나선다고 14일 밝혔다. 이번 추경안은 민선9기 시정 비전인 ‘시민 속으로, 세계 속으로, 다시 뛰는 여수’를 재정적으로 뒷받침하기 위한 첫 예산안으로, 시민 체감형 민생사업 확대와 미래 성장동력 확보에 초점을 맞췄다. 예산 규모는 제1회 추가경정예산 1조7,023억 원보다 1,346억 원(7.9%) 증가했다. 일반회계는 1조6,452억 원으로 1,109억 원 늘었으며, 특별회계는 1,918억 원으로 237억 원 증가했다. 시는 2026여수세계섬박람회의 성공적인 개최를 위해 교통·안전·환경 분야 기반시설 확충에 재원을 집중 편성했다. 주요 사업으로는 섬박람회 주행사장 실내무대장 설치 4억 원, 1일 생활권 구축 항로 지원 8억 원, 야간운항 결손액 지원 2억5천만 원, 첨단 지능형 교통시스템 구축 2억 원, 극성수기 셔틀버스 운행차량 임차 3억 원 등이 반영됐다. >자세히보기

킨텍스, 몽골에 신규 전시장…인도·말레이시아 이어 전시장 수출 시대 열다 🗺️

대한민국을 대표하는 전시컨벤션센터 킨텍스가 인도와 말레이시아에 이어 몽골까지 진출해 대한민국 MICE 산업의 지평을 유라시아 대륙으로 확장하고 있다. 킨텍스는 지난 9일 몽골 울란바타르에서 열린 한-몽골 비즈니스 포럼. 한·몽 수교 35주년을 기념하는 경제사절단 공식 행사에서 몽골 최대 경제단체인 몽골상공회의소(MNCCI)와 신규 전시·컨벤션센터 건립 및 운영 협력을 위한 업무협약(MOU)을 체결했다고 13일 밝혔다. 이번 협약은 단순히 전시회를 공동 개최하는 수준을 넘어 전시장 기획과 설계, 운영 시스템, 전시산업 육성 전략까지 대한민국이 축적해 온 MICE 운영 노하우를 해외에 수출하는 ‘전시장 수출 모델’이라는 점에서 의미가 크다고 킨텍스 측은 설명했다. 특히 경제사절단을 몽골을 방문한 180여개 기업과 기관 가운데 킨텍스가 유일하게 MICE 산업을 대표해 참여해 우리나라 전시산업에서 킨텍스가 차지하는 위상을 상징적으로 보여주었다고 강조했다. >자세히보기

대전의 ‘유니크 베뉴’ 발굴하라...마이스 경쟁력 키우자 💡

대전시의 특별한 회의공간이 지역 마이스(MICE) 산업의 경쟁력을 키우는 무대로 다듬어진다. 대전관광공사는 '2026 대전·충청 마이스(MICE) 얼라이언스' 유니크 베뉴 분야 회원사를 대상으로 전문 컨설팅 지원사업을 본격 추진한다고 25일 밝혔다. 이번 사업은 대전 유니크 베뉴의 운영 역량을 높이기 위해 마련됐다. 지역에서 열리는 마이스 행사와 연계할 수 있는 부대 프로그램과 공간 활용 방안도 함께 찾는다. 유니크 베뉴는 말 그대로 '특별한 공간'을 뜻하며 그 장소 자체가 매력적인 볼거리와 경험을 제공하는 곳을 말한다. 한국관광공사는 전국의 다양한 문화·역사·자연·산업 공간을 '코리아 유니크 베뉴'로 선정해 국제회의(MICE)와 관광 활성화에 활용하고 있다. 공사는 첫 단계로 지난 24일 대전컨벤션센터(DCC)에서 '대전 유니크 베뉴 대상 운영 역량 강화 집합 교육'을 마쳤다. 이날 교육에서는 마이스 산업의 기본 개념과 최신 글로벌 흐름을 공유했다. 행사와 연계한 베뉴 마케팅 전략 등 차별화된 활성화 방안도 논의됐다. >자세히보기

제주, 학술대회 유치 경험 석학들 'MICE 앰배서더' 위촉 🔔

제주도가 세계적 학술대회 유치 경험을 갖춘 국내 석학들을 '제주 MICE 앰배서더'로 위촉하며 국제회의 유치 기반 확대에 나섰다. 9일 제주관광공사는에 따르면 제주웰컴센터와 해비치호텔앤리조트 제주에서 여종석 연세대학교 교수와 심규석 서울대학교 교수를 제주 MICE 앰배서더로 위촉했다. 이번 위촉은 국제회의 유치 경쟁이 치열해지는 가운데 학술 분야 영향력이 큰 전문가들과 협력 체계를 구축해 제주의 국제회의 유치 역량을 높이기 위한 조치다. 여 교수는 한국현미경학회장을 맡아 2028년 아시아태평양현미경학회와 2031년 세계진공학술대회의 제주 유치에 주도적인 역할을 수행했다.심 교수는 'ACM KDD 2026 제주' 총괄위원장을 맡고 있으며 데이터마이닝과 데이터베이스 분야에서 국제적인 연구 활동을 이어가고 있다. >자세히보기

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