• (기획자의 시선.zip) 전쟁, 팬데믹, 그리고 플랜 B : 기획자는 어떻게 '불가항력'에 응답하는가? 🧐
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

최근 뉴스를 장식하고 있는 이란-이스라엘 전쟁 소식을 보며 많은 분이 기름값 걱정이 이만저만이 아닙니다. 저희도 당장 해외 연사의 항공권 비용부터 계산기를 두드리게 되는데요. 사실 전쟁이나 팬데믹은 컨벤션을 준비하는 주최자와 기획자들에게 조금 다른 무게로 다가옵니다.

"해외 연사들이 입국을 주저하지 않을까?", "보험으로 보상받을 수 있는 범위는 어디까지인가?", "최악의 경우 행사를 취소해야 하나?" 같은 현실적인 리스크가 당장 해결해야 할 과제가 되기 때문입니다. 컨벤션 기획의 본질은 단순히 행사장을 대관하는 것이 아니라, 전 세계의 사람과 자본이 이동하는 '흐름'을 다루는 일입니다. 그래서 때로는 개인이나 조직이 통제할 수 없는 '불가항력'의 파도를 정면으로 맞닥뜨리기도 합니다.

✌️ 우리가 마주했던 '플랜 B'의 순간들

멀리 갈 것도 없이, 우리 곁에는 국제 정세로 인해 행사의 운명이 바뀌었던 생생한 사례들이 있습니다.

• 미사일과 유치권 탈환: 지난 2015년, 저희는 2018년 대형 행사 유치에 성공하며 축배를 들었습니다. 하지만 북한의 미사일 도발이라는 변수를 만났고, 안전을 우려한 국제 기구의 결정으로 행사 장소는 하루아침에 싱가포르로 변경되었습니다. 안보가 MICE의 가장 밑바닥에 있는 기초 체력임을 깨달은 뼈아픈 순간이었습니다.
• 전쟁으로 멈춘 수학자들의 축제: 2022년 '세계수학자대회(ICM)'는 원래 러시아 상트페테르부르크에서 열릴 예정이었으나, 러시아-우크라이나 전쟁으로 인해 온라인으로 전환되는 초유의 사태를 맞았습니다.
• 4년을 기다린 탁구의 열정: 닷플래너는 2020년 부산 세계탁구선수권대회의 ITTF 서밋을 준비하다가 코로나19로 인해 수차례 연기되다 결국 취소되는 아픔을 겪었습니다. 하지만 포기하지 않고 4년을 기다린 끝에, 2024년 부산에서 성공적으로 개최되며 '지속 가능한 운영'의 본보기를 보여주었죠.

💰 행사가 멈춰도 비용은 멈추지 않는다 – 매몰 비용 대응법

행사가 진행 중에 취소되었다고 해서 모든 비용이 '0'이 되는 것은 아닙니다. 이미 투입된 디자인비, 기획 인건비, 외주 예약금 등 매몰 비용은 고스란히 남습니다. 이를 주최자가 현명하게 대비할 수 있는 3가지 전략입니다.

1. 국제본부(HQ)와의 계약: 국제본부와 공동으로 하는 행사라면 책임 분담을 명확히 하세요. 국내 주최 측이 모든 리스크를 독박 쓰는 조항은 없는지 살펴야 합니다. 불가항력에 의한 장소 변경 시, 이미 발생한 국내 기획 비용을 보전받을 수 있는 조항이 필수입니다.
2. 베뉴(호텔) 및 대형 공급사와 미리 협의: 계약서에 단순히 "천재지변 시"라고 적는 것은 부족합니다. 전쟁, 전염병, 정부의 집합 금지 명령 등을 명확히 포함하고, 취소 시 위약금 발생 시점과 감면 범위를 미리 협의해두는 것이 수억 원의 손실을 막는 유일한 길입니다.
3. 예산 구조의 유연성: 예비비 편성(전체 예산의 5~10%)은 필수입니다. 만약 행사가 연기된다면 당해 연도 예산을 불용 처리하지 않고, 다음 행사의 선급금으로 전환하거나 차기 연도로 이월할 수 있도록 회계 근거를 미리 검토해 두어야 합니다.

📝 위기 대응 Checklist

• [    ] 전체 예산의 5~10%를 비상 예비비로 편성하였는가?
• [    ] 행사 연기 시 예산을 이월하거나 다음 행사 예산으로 넘길 수 있는 근거를 마련했는가?
• [    ] '행사취소보험' 가입을 통해 매몰 비용(인건비, 예약금 등) 보전이 가능한가?
• [    ] 비상 상황 발생 시 1시간 내로 전 참가자에게 공지할 수 있는 비상 연락 체계가 있는가?
• [    ] 오프라인 불가능 시 온라인으로 즉시 전환 가능한 기술 파트너가 확보되어 있는가?  

🍀 점을 선으로 잇는 '복원력'

기획자에게 위기는 예고 없이 찾아옵니다. 하지만 2020년의 부산 세계탁구가 2024년의 성공으로 이어진 것처럼, 위기 대응의 기록은 사라지는 것이 아니라 다음 행사를 위한 단단한 근육이 됩니다.

우리가 전쟁이나 팬데믹을 막을 수는 없습니다. 하지만 그 영향에 대응하는 구조는 설계할 수 있습니다. 그것이 우리가 오늘도 묵묵히 '플랜 B'를 짜는 이유입니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

전시·박람회도 중동 전쟁 불똥…취소·연기·위축에 꼬여버린 마케팅 ⚠️

미국·이스라엘과 이란 간 전쟁이 계속되며 글로벌 MICE산업이 직격탄을 맞고 있다. 단순히 중동 지역의 MICE에 그치지 않고, 전 세계 박람회·전시회·기업 행사로 그 여파가 번지는 양상이다. 한국도 예외가 아니다. 국내에서 열리는 국제관광 박람회는 물론, 중동 지역에서 한국을 방문하는 인센티브 여행과 기업 회의 일정에도 영향이 미치고 있다. 중동 지역에서 열릴 예정이었던 행사들은 연이어 일정 조정에 들어갔다. 중동 지역 최대 규모의 여행산업 박람회인 아라비안 트래블 마켓(ATM)은 당초 5월4~7일 두바이에서 열릴 예정이었으나 8월17~20일로 연기됐다. 주최 측은 “참가자의 안전을 고려한 결정”이라며 “글로벌 참가자들에게 신뢰와 유연성을 제공하기 위해 일정을 조정했다”라고 밝혔다. 두바이관광청 한국사무소에 따르면 현재 일정 변경에 따라 국내 업계의 참여 여부와 계획 등을 재취합하고 있다. ATM 외에도 4월 바레인과 사우디아라비아에서 각각 개최될 예정이었던 F1 자동차 경주대회가 취소되고, 150개국 1만5,000명이 모이는 글로벌 암호화폐 컨퍼런스 TOKEN2049 두바이는 2027년으로 미뤄지는 등 중동 지역 주요 행사들이 줄줄이 영향을 받고 있다. >자세히보기

멕시코 CEO급 180명 9월 제주 찾는다…남미 포상관광단 첫 유치 🇲🇽

제주관광공사는 최근 제주 마이스(MICE·기업회의·포상관광·컨벤션·전시) 산업 최초로 남미 지역에서 기업 포상관광 단체 관광객(인센티브단)을 유치했다고 7일 밝혔다. 이번 유치는 멕시코 대형 건설사의 임직원 포상 성격의 단체 관광으로, 그동안 중화권과 동남아시아에 집중됐던 제주 MICE 시장을 중남미라는 미개척 시장으로 확대한 성과로 평가된다. 특히 단순 단체 관광을 넘어 글로벌 기업 CEO급이 참여하는 ‘럭셔리 인센티브’ 시장을 열었다는 점에서 의미가 깊다는 평가다. 올해 9월 제주를 방문할 기업은 멕시코 시장 점유율 3위권의 대형 건설 자재 전문 기업인 ‘코르포라시온 목테주마’다. 이들은 오는 9월 7일부터 9일까지 2박 3일간, 180명 규모의 대표단을 이끌고 제주를 찾을 예정이다. 공사는 지난해 미국 라스베이거스에서 개최된 ‘IMEX America’에서의 첫 상담을 시작으로, 올해 1월 멕시코 현지 여행사 및 기업 의사결정권자를 대상으로 한 현장 답사 등을 체계적으로 지원하며 제주 유치를 최종 확정 지었다. 제주관광공사와 JW 메리어트 제주 리조트 & 스파가 기획 단계부터 긴밀히 협력해 일궈낸 민관 공동 마케팅의 대표적인 결실이다. >자세히보기

서울, 2년 연속 '아시아 최고 레저도시'..."MICE 연계 강화" 🏄‍♂️ 

서울시가 미국 비즈니스 트래블 매체 '글로벌 트래블러'가 주관한 제14회 레저 라이프 스타일 어워즈에서 2년 연속 '아시아 최고 레저 도시'를 수상했다고 2일 밝혔다. 시는 지난해 서울이 일본 모리재단 '세계도시경쟁력지수(GPCI)' 6위, 올 3월에는 영국 문화·여행 미디어 타임아웃 '2026 세계 최고 도시 50' 9위를 기록하며 처음으로 10위권 내 진입했다. 이번 최고 레저도시 수상으로 재차 아시아 대표 관광 도시라는 평가를 받았다. 이번 수상은 전 세계 비즈니스 여행객과 관광 업계 투표를 통해 선정됐다. 글로벌 트래블러는 서울의 '전통과 트렌드의 완벽한 조화', '다각적인 관광 매력'을 2년 연속 수상의 요인으로 꼽았다. 특히 쇼핑, 미식, 엔터테인먼트 등은 물론 K-컬처와 결합한 다채로운 체험 콘텐츠가 글로벌 관광객의 마음을 사로잡았다고 평가했다. >자세히보기

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