• (기획자의 시선.zip) 매년 대행사를 바꾸는 건, 매년 '신입사원'을 뽑는 것과 같습니다 🗳️
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"글로벌 컨퍼런스의 성공 비밀, 'Core PCO'를 아시나요?"

혹시 올해도 이런 상황을 겪고 계신가요? 연초마다 새로운 대행사를 선정하느라 수십 개의 제안서를 검토하고, 겨우 업체를 뽑아놓으니 지난 행사의 히스토리를 몰라 하나부터 열까지 다시 가르쳐야 하는 상황.

"작년에는 안 그랬는데, 이번 업체는 왜 이걸 모르지?"

이런 답답함이 반복된다면, 그것은 업체의 실력 문제가 아닐 수 있습니다. 행사의 연속성을 끊어놓는 '단기 계약 구조'의 문제일 가능성이 큽니다.

오늘은 해외 MICE 시장에서는 이미 표준으로 자리 잡았지만, 국내에서는 아직 생소한 개념인 Core PCO (Core Professional Congress Organizer)에 대해 이야기하려 합니다. 매년 업체를 갈아치우는 소모전 대신, '평생 파트너'와 함께 성장하는 전략입니다.

1️⃣ Core PCO vs. General PCO: 무엇이 다른가요?

쉽게 비유하자면, General PCO는 '일용직 전문가'이고, Core PCO는 '정규직 비서실장'입니다.

• General PCO (일반 대행): 특정 행사가 열리는 기간에만 고용되어, 그 해의 실행(Logistics)만을 담당합니다. 행사가 끝나면 계약이 종료되고, 노하우도 함께 사라집니다.
• Core PCO (전담 대행): 다년 계약(3~5년 이상)을 맺고 학회나 협회의 '사무국' 역할을 수행합니다. 행사가 없는 기간에도 회원 관리, 브랜딩 관리, 스폰서십 유치 등 조직의 장기적인 성장을 함께 고민합니다.

2️⃣ Global Standard: 해외는 이미 '결혼'했습니다

📌 Case: Kenes Group & MCI Group

유럽이나 미국의 주요 국제 학회들은 행사를 할 때마다 업체를 찾지 않습니다. Kenes나 MCI 같은 글로벌 Core PCO 기업들에게 아예 협회의 운영 전반을 위탁(Association Management)합니다.

• Why? 이들은 지난 10년간 어떤 주제가 인기 있었는지, 주요 연사(Keynote Speaker)가 어떤 호텔을 선호하는지, 스폰서 기업이 무엇을 원하는지 모든 데이터(Data)를 가지고 있기 때문입니다.
• Effect: 주최 측은 "호텔 예약했어?"를 챙기는 대신, "우리 학회의 10년 뒤 비전은 무엇인가?"라는 본질적인 고민에 집중할 수 있게 됩니다.

3️⃣ Domestic Trend: 한국도 변하고 있습니다

국내에서는 오랫동안 공정성을 이유로 '매년 경쟁 입찰'이 관행이었습니다. 하지만 최근 변화의 바람이 불고 있습니다.

• 의학회의 변화: 세계유방암학술대회(GBCC), 대한영상의학회(KCR) 등 선진적인 국내 대형 학회들은 이미 다년 계약 형태의 운영을 도입했습니다. 매년 바뀌는 운영진의 업무 공백을 메우고, 국제 행사의 격(Class)을 일정하게 유지하기 위함입니다.
• 기업 행사의 변화: 브랜드 일관성이 중요한 기업들은 단순 이벤트 대행사가 아닌, 자사의 톤앤매너를 가장 잘 아는 파트너와 연간 계약(Retainer)을 맺는 추세입니다.

💡 Why Core PCO? 우리에게 전담 파트너가 필요한 3가지 이유

"우리도 Core PCO를 도입해야 할까요?"라고 물으신다면, 다음 3가지 혜택을 고려해 보십시오.

1. Branding Consistency (브랜딩의 일관성)
   매년 대행사가 바뀌면 디자인도, 운영 방식도, 행사의 분위기도 들쑥날쑥해집니다. Core PCO는 5년, 10년이 지나도 변치 않는 '조직의 DNA'를 행사장에 구현합니다.
2. Data Accumulation (데이터의 축적)
   단기 대행사는 행사가 끝나면 데이터를 폐기하지만, Core PCO는 데이터를 자산화합니다. "3년 전 참가했던 A교수님이 올해는 등록을 안 하셨네? 뉴스레터를 보내보자." 이런 CRM(고객 관계 관리) 마케팅은 오직 Core PCO만이 할 수 있습니다.
3. Cost Efficiency (비용의 효율화)
   매년 새로운 업체를 교육하는 데 드는 시간 비용(Learning Curve)이 사라집니다. 또한, 장기 파트너십을 통해 베뉴나 시스템 업체와 장기 협상을 하여 단가 절감도 가능해집니다.

📝 [Organizer's Checklikst] Core PCO 도입 자가진단

마치며...

행사는 '점'이 아니라 '선'입니다

대부분의 행사는 일회성 이벤트(점)로 끝나지 않습니다. 올해의 행사는 내년 행사의 예고편이며, 10년 뒤 우리 조직의 미래로 이어지는 긴 선(Line) 위에 있습니다.

매년 0에서 다시 시작하는 '리셋' 버튼을 누르는 수고로움을 이제는 멈추시길 권합니다. 단순히 눈앞의 행사를 치러내는 것을 넘어, 우리 조직의 역사를 기억하고 데이터를 축적하며 함께 나이 들어갈 수 있는 시스템이 필요한 시점입니다.

올해는 화려한 제안서를 가져오는 '대행사'를 찾기보다, 조직의 10년 뒤 비전을 함께 고민해 줄 '동료'를 찾아보시는 건 어떨까요?

가장 좋은 파트너는 화려한 기술을 가진 곳이 아니라, 지난해 우리의 고민을 기억하고 있는 곳입니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

스페인 '카탈루냐' MICE 경쟁력 집중 조명 🔦

카탈루냐 관광청이 23일 서울에서 여행사 및 MICE 업계 관계자를 대상으로 ‘2026 카탈루냐 MICE 세미나’를 개최하고, 카탈루냐 전역의 MICE 인프라와 주요 행사, 차별화된 베뉴를 소개했다.
이번 세미나는 카탈루냐 관광청 아시아태평양 지역을 총괄하는 라울 구에라(Raül Guerra) 디렉터와 천은별 마케팅 매니저가 발표자로 나서, ‘카탈루냐, 비즈니스 그 이상의 가치(Catalonia, More than Business)’를 주제로 진행됐다. >자세히보기

원주시의회 마이스산업특별위원회는 26일 제262회 임시회 제2차 본회의에서 활동결과보고서를 제출과 함께 공식 활동을 마무리했다. 특위는 지난 2025년 1월 구성 이후 원주시의 마이스(MICE)산업 육성과 지역 특화 콘텐츠 발굴을 위해 활동을 펼쳐왔으며 지난 전주관광재단과의 간담회에서는 기존 인프라를 활용한 ‘유니크베뉴(Unique Venue)’조성 사례를 벤치마킹하고 원주시의 지리적 이점을 결합한 맞춤형 마이스 모델 도입방안을 심도 있게 논의한바 있다. >자세히보기

<기획자의 목요일> 에서는 여러분들이 함께 공유하고 싶은 이야기, 궁금한 이야기들을 신청받아 그 물음에 대한 답을 닷플래너만의 시선으로 풀어낼 예정이니 많은 신청해주세요! (익명보장 가능) 📮

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• [2026.01.22] vol.23 : [컨벤션 홍보 시리즈 ①] 참가자 모집 홍보, 국내·해외를 나누지 않으면 실패하는 이유 🗣️
• [2026.01.15] vol.22 : 수천만 원짜리 부스가 텅 비는 이유 💢
• [2026.01.08] vol.21 : 2026 MICE 트렌드, 지금 행사를 준비하고 있다면 꼭 봐야 할 세 가지 변화 🔎