• (기획자의 시선.zip) 같은 베뉴, 다른 견적 — 어디가, 언제가 유리할까? 🤷‍♀️
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"베뉴 비수기와 서울·지방 협상의 기술”

지난 17회차 〈베뉴 선택, 어디부터 어떻게 시작해야 할까〉를 보시고 어떤 주최자분이 이런 질문을 주셨습니다.

“그런데 행사 장소(베뉴), 싸게 구할 수 있는 방법이 있는 건가요?”

결론부터 말하면 가능합니다. 결혼식장을 떠올리면 이해가 쉽습니다. 같은 예식장이라도 2월, 평일, 오후 타임은 금액이 훨씬 유연해지죠. 이는 한 번 비어버린 시간은 다시 팔 수 없는 산업* 구조이기 때문입니다.
행사 베뉴도 다르지 않습니다. 다만 베뉴 유형과 지역에 따라 작동 방식이 완전히 다를 뿐입니다. 어떤 곳은 가격이 내려가고, 어떤 곳은 조건이 좋아지고, 어떤 곳은 지원사업이 붙습니다. 그래서 중요한 건 “싸냐, 안 싸냐”가 아니라 “왜 이 시기에 유연해지는가”를 이해하고 협상하는 것입니다.

*오큐파이드 산업(Occupied Industry): 호텔, 항공, 식당, 행사장처럼 빈 좌석·빈 시간은 다시 팔 수 없어 손실로 남는 산업

✴️ 서울 베뉴와의 협상: ‘할인’보다 ‘조건/조정’의 관점

서울의 컨벤션센터와 호텔은 기본 수요가 탄탄합니다. 그래서 노골적인 가격 할인은 생각보다 쉽지 않습니다. 이 시기 서울 베뉴에서는 가격 할인보다는 ‘조건 협상’이 현실적인 전략입니다. 예를 들면, 설치·철수 시간 여유 확보, 부대 공간(회의실, 대기실) 포함, 일정 이동에 따른 운영 유연성 등이죠. 아래 각 베뉴 유형별 협상 여지가 있는 내용을 참고차 공유합니다.

🏛️ 컨벤션센터

• 성수기: 봄·가을 국제회의(국내 춘·추계 학술대회) 시즌, 전시 집중 기간
• 상대적 비수기: 12월 중순–2월, 한여름

🏨 호텔

• 주말은 결혼식 수요로 예약이 빠듯한 경우가 많음
• F&B나 숙박 개런티를 묶어 총액 기준으로 조건 조정 가능

🎪 유니크베뉴

• 평일 낮, 월·화 등 비인기 시간대에 협상 여지 큼
• 베뉴 오너와의 협의 구조가 중요
• 초기에는 레퍼런스 확보를 위해 사진·사례 공유를 조건으로 제안하는 경우도 있음

✳️ 지방 베뉴와의 협상: 협상이 열리는 구간이 분명

지난 호에서도 소개드렸듯 최근 몇 년 사이 지방 컨벤션센터는 눈에 띄게 늘어났습니다. 그러다 보니 지방에서는 행사 유치를 위한 경쟁과 정책적 지원이 함께 움직입니다. 실제로 센터 대관 담당자가 PCO에게 먼저 “비수기 때 혹시 행사 계획 있으세요?”라고 문의하는 경우도 종종 있습니다. 지자체 역시 MICE 유치를 위해 대관료 인센티브, 숙박·교통 연계 지원 등 다양한 지원사업을 운영하고 있습니다. 지방에서는 비수기 = 협상 가능한 구간이 비교적 명확하게 존재합니다.

☑️ 협상하기 전, 기획자의 체크리스트

•  왜 이 시기에 싸지는가?  

  ➡️ 새로 오픈한 베뉴라서 레퍼런스가 필요한 시점인지 등

•  그 조건으로 어떤 리스크가 생길까?  

  ➡️ 참가자 접근성, 인력 추가, 날씨 등을 고려했을 때 감당 가능한지

•  협상을 어떤 방향으로 접근할까?  

  ➡️ ❌ “할인 가능할까요?”  

       ⭕ “이 시기에 베뉴가 가장 유연해지는 조건은 무엇인가요?”

이런 방향의 접근은 베뉴 담당자에게도  “아, 이 팀은 준비가 되어 있구나”라는 신호를 주고, 실제로 더 많은 정보를 끌어냅니다. 또한 베뉴를 단순한 ‘행사 장소’가 아니라 행사의 성패를 좌우하는 핵심 요소로 다시 인식하게 만듭니다. 베뉴와 협상을 앞두고 계시다면, 이번 뉴스레터가 합리적인 판단에 작은 기준점이 되기를 바랍니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

24시간이 모자른 바쁜 기획자들을 위해 MICE관련 최신 소식을 모아 공유해드려요 🤗

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