• (기획자의 시선.zip) 국제회의 숙박, 이제 ‘직접 예약’ 시대에 맞추자 💌
• (DOT:log) 코리아 마이스 엑스포(KME) 2025에서 만난 MICE의 내일! 💛

"호텔은 더 비싸지고, 참가자는 더 자율적이다. 지금 필요한 건 ‘새로운 숙박 프로토콜’.”

국제회의 운영에서 숙박 안내는 필수 항목이죠. 불과 몇 년 전까지만 해도 PCO(Professional Convention Organizer)가 호텔과 직접 계약을 맺고 행사 홈페이지에서 예약을 받는 것이 기본이었습니다. 하지만 요즘 참가자들은 행사 홈페이지가 아닌 부킹닷컴, 에어비앤비 등 OTA 플랫폼을 통해 직접 예약합니다. 최근 APEC 같은 국가급 행사에서도 주최 측이 준비한 숙박 블록이 다 차지 않아, 일부 호텔들이 불만을 제기했다고 합니다.

그렇다면 과거 하우징 뷰로(Housing Bureau) 역할을 했던 전문 숙박 운영은 이제 필요 없을까요? 저희는 오히려 기존의 ‘예약 관리’ 역할이 참가자가 각자 예약하더라도 혼란 없이, 효율적으로 숙박을 선택할 수 있도록 돕는 ‘경험 설계’로 바뀌었다고 보고 있습니다.  특히 서울 같은 대도시는 성수기 호텔 요금이 치솟아 사전 계약(Pre-blocking) 이 여전히 필요하고, 주최자가 전문가의 도움 없이 대량 블록 계약을 진행했다가 미소진 위약금(Attrition)을 물게 되는 사례도 늘고 있습니다.

 🏨 숙박 운영의 세 가지 방식

1️⃣ 완전 자율형

추천 호텔 리스트만 제공하고, 참가자가 스스로 예약하도록 하는 방식입니다. 운영은 단순하지만 성수기에는 객실 부족(특히 지방)이나 요금 급등(특히 서울)의 위험이 있습니다. 실제로 올해 가을은 ‘케데헌’ 영향인지 서울 호텔 가격이 크게 상승했습니다. 한 호텔은 저희가 블록 계약을 맺은 금액은 30만 원대였는데, 행사 기간에는 60만 원까지 올랐습니다.

2️⃣ 하이브리드형

최근 저희가 가장 많이 운영하는 모델입니다. 주요 참가자(연사, 조직위원 등)는 블록으로 확보하고, 일반 참가자는 자율 예약을 유도합니다. 이때 행사 전용 링크나 할인 코드를 함께 제공하면 참가자 자율성과 주최자 통제력의 균형을 맞출 수 있습니다. 관련 서비스도 다양하게 등장하고 있는데, 저희는 특히 ‘MICE링크’ 플랫폼을 활용하면서 많은 도움을 받고 있습니다.

3️⃣ 전통형 (Full Block)

호텔과 대규모 블록 계약을 맺고, 행사 홈페이지에서 직접 예약·결제를 받는 방식입니다. 지방 도시나 대형 기관 행사는 여전히 유효하며, 기숙사를 숙소로 활용해야 하는 경우에도 쓰입니다. 다만 대도시에서는 위약금 부담이 크고, 참가자별 결제 방식이 복잡하다는 단점이 있습니다.

 © Google

국제회의 숙박 운영은 이제 단순한 객실 관리가 아니라 참가자 경험의 일부로 봐야 합니다. 예약 실행은 플랫폼이나 호텔이 담당하더라도, 기획자는 숙박 전략·예산·블록 규모·호텔 선정·얼리 체크인 및 웰컴레터 등 참가자 경험 디자인(Experience Design)을 총괄해야 합니다. 이제 기획자는 단순히 하우징 뷰로(Housing Bureau)의 운영자가 아니라, 하우징 디렉터(Housing Director)로서 숙박 경험을 설계하는 사람으로 정의되어야 할 때입니다.

# 코리아 마이스 엑스포(KME) 2025에서 만난 MICE의 내일! 💛

"매년 한자리에 모이는 MICE 산업의 축제, 코리아 마이스 엑스포(KME)!”

 © KME

올해도 닷플래너는 평소의 ‘운영자’ 역할에서 벗어나, ‘참가자’의 시선으로 현장을 다녀왔습니다. KME는 MICE 산업의 기획자(PCO·PEO), 각 지역관광공사, 전국의 베뉴, 컨벤션 테크 & 서비스 기업, 바이어 등 약 5,000여 명이 모여 지식과 인사이트를 교류하는 자리입니다.
국내 주최자 입장에서도 향후 행사 개최를 준비하고 있다면 꼭 한 번 방문해 보시길 추천드립니다. 행사 개최지를 찾고 있다면 지역 부스에서 인프라와 지원 정보를 한눈에 볼 수 있고, PCO·전문 운영사를 찾는다면 한국PCO협회 상담 부스를 통해 파트너십을 논의할 수도 있습니다. 또 최신 미팅 테크놀로지와 서비스 동향을 직접 체험할 수 있다는 점도 큰 장점이죠.

저희는 부스 방문 외에도 컨퍼런스 프로그램에 참여했는데요. 특히 탁현민 교수의 특강이 인상 깊었습니다. 그가 강조한 “상상을 현실로 구현하라”는 한 문장은 우리가 매일 고민하는 ‘기획의 본질’을 다시금 일깨워 주는 메시지였어요.

MICE 업계의 현재를 확인하고, 내일의 방향을 함께 상상할 수 있었던 KME 2025. 현장에서 느낀 그 열기와 영감을, 닷플래너는 다시 우리의 다음 무대 위에서 이어가려 합니다.

<기획자의 목요일> 에서는 여러분들이 함께 공유하고 싶은 이야기, 궁금한 이야기들을 신청받아 그 물음에 대한 답을 닷플래너만의 시선으로 풀어낼 예정이니 많은 신청해주세요! (익명보장 가능) 📮

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