• (기획자의 시선.zip) 우리는 '콘텐츠'가 아닌 '컨텍스트'를 기획합니다 🖊️
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"최고의 행사는 '참가자 여정'을 설계하는 것에서 시작된다"

행사가 끝나면 우리는 보고서를 씁니다. '참가자 OOO명, 연사 O명, OO건의 비즈니스 미팅 성사.' 숫자로 증명된 성공적인 결과입니다. 하지만 제 마음속에선 늘 다른 질문이 맴돌았습니다. "그래서, 참가자들은 무엇을 '경험'하고 돌아갔을까? 그들의 내일은 이 행사로 인해 어떻게 달라졌을까?"

오랫동안 우리 PCO(국제회의기획사)의 역할은 완벽한 '콘텐츠' 타임라인을 짜는 것이었습니다. 최고의 연사를 섭외하고, 매력적인 프로그램을 채우고, 모든 것이 시간표대로 차질 없이 진행되도록 관리하는 것. 하지만 시대가 변했습니다. 정보는 넘쳐나고, 사람들은 이제 단순히 '무엇을' 듣는가보다 '어떻게, 누구와, 어디서' 경험하는가를 더 중요하게 생각합니다.

이것이 바로 저희 닷플래너가 '콘텐츠 기획'을 넘어 '컨텍스트(Context) 기획'에 집중하는 이유입니다. 컨텍스트 기획이란, 행사의 내용을 채우는 것을 넘어 참가자가 행사와 상호작용하는 모든 순간의 맥락과 환경, 감정의 흐름, 즉 '총체적인 여정(Journey)'을 설계하는 일입니다.

💡 성공적인 행사는 '맥락'을 디자인한다

최고의 MICE 행사들은 이미 컨텍스트 기획의 중요성을 증명하고 있습니다.

• C2 Montreal: 이 행사는 '비즈니스 컨퍼런스'를 표방하지만, 그 본질은 '창의성을 깨우는 놀이터'에 가깝습니다. 천장에 매달린 의자에서 미팅을 하거나, 어두운 안갯속을 통과하며 네트워킹을 하는 식이죠. 이들은 강연이라는 콘텐츠보다, 창의적인 대화를 유발하는 '환경'이라는 컨텍스트를 먼저 설계합니다. 이를 통해 참가자들은 지식을 얻는 것을 넘어 '혁신적인 사고'를 직접 체험하게 됩니다.
• SXSW (사우스 바이 사우스웨스트): SXSW의 진짜 콘텐츠는 공식 세션이 아니라 '오스틴이라는 도시 전체'입니다. 길거리의 버스킹, 카페에서 우연히 만난 투자자와의 대화, 로컬 펍에서 벌어지는 즉흥적인 네트워킹. 이 모든 '예측 불가능한 만남'이 SXSW의 핵심 경험이죠. 기획자는 도시라는 거대한 컨텍스트 안에서 참가자들이 자유롭게 자신만의 여정을 탐험하도록 판을 깔아줄 뿐입니다.

이처럼 컨텍스트 기획은 참가자를 수동적인 정보 수용자에서, 경험의 적극적인 주인공으로 만듭니다.

🔗 닷플래너의 실험: 도시와 사람, 콘텐츠를 엮어내다

저희 역시 '렛츠플로피'와 '퓨추라캔버스'를 통해 컨텍스트 기획을 실험해왔습니다. 단순히 웹3나 AI아트라는 콘텐츠를 나열하는 대신, '풍류와 Bottom-up 정신의 도시, 광주'와 '글로벌 트렌드의 중심, 서울'이라는 각기 다른 도시의 컨텍스트에 주목했습니다.

광주에서는 자유로운 분위기 속에서 누구나 주인공이 되는 '느슨한 연대'의 경험을, 서울에서는 가장 트렌디한 공간에서 미래를 논하는 '지적인 자극'의 경험을 극대화하고자 했습니다. 행사장 안팎의 공간, 네트워킹 방식, 심지어 제공되는 F&B까지 모든 요소를 이 컨텍스트에 맞춰 설계했습니다. 그 결과, 참가자들은 강연 내용을 넘어 '그곳에서만 느낄 수 있었던 특별한 분위기와 연결의 경험'을 이야기했습니다.

🔎 컨텍스트 기획자가 되기 위한 세 가지 질문

그렇다면 우리는 어떻게 '행사 기획자'에서 '컨텍스트 기획자'로 진화할 수 있을까요?

• '무엇을 보여줄까'가 아닌, '참가자가 행사장을 나설 때 어떤 감정을 느끼게 할까'에서 기획을 시작해야 합니다. '영감', '연결', '자신감', '소속감' 등 행사의 최종 목표 감정을 먼저 정의하는 것이죠.

• 참가자가 우리 행사를 인지하는 순간부터, 등록, 사전 네트워킹, 현장 경험, 그리고 행사 후 커뮤니티 활동까지. 모든 접점(Touchpoint)을 하나의 유기적인 여정으로 설계해야 합니다. 각 단계에서 참가자의 불편함은 무엇이고, 기대 이상의 만족을 줄 수 있는 '경험 포인트'는 어디에 숨어있을까요?

• 행사를 더 이상 컨벤션 센터 안에 가두지 말아야 합니다. 도시의 역사, 문화, 로컬 스팟을 행사의 일부로 끌어들여 '이 도시에서만 가능한' 유일무이한 경험을 만들어야 합니다. 도시 전체가 우리의 가장 강력한 콘텐츠이자 컨텍스트가 될 수 있습니다.

MICE의 미래는 더 크고 화려한 행사가 아닌, 더 깊고 의미 있는 경험을 설계하는 능력에 달려 있습니다. 컨텍스트 기획은 단순한 트렌드가 아니라, 참가자의 시간을 존중하고 그들의 삶에 실질적인 변화를 만들어내는 기획자의 새로운 소명입니다. 우리의 기획이 단순한 정보의 나열을 넘어, 한 사람의 인생에 영감을 주는 잊지 못할 '경험의 여정'이 되기를 바랍니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

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