• (기획자의 시선.zip) 기념품의 딜레마: 왜 항상 '에코백과 텀블러'일까? 🥤
• (기획자의 스크랩북) 이번 주 MICE 핫이슈 ❗

"참가자의 캐리어에서 당신의 행사를 다시 꺼내는 법"

행사를 준비하다 보면 “기념품은 뭐가 좋을까요?”라는 질문은 단골 질문입니다. 예전에는 당연하게 여겨졌던 질문인데, 요즘은 조금 달라졌습니다.

주최 측은 기념품에 대한 컴플레인이 걱정돼 “무난하게 다들 쓰는 것”을 원하지만, 참가자 입장에서는 이미 집에 몇 개씩 있는 물건이 또 하나 늘어나는 일이 반갑지만은 않습니다. 기념품은 예산을 꽤 들이면서도 ‘안 주느니만 못한’ 리스크를 안고 있는 까다로운 변수입니다. 오늘은 저희가 수많은 현장을 치르며 터득한 기념품의 본질, 다양한 기획 사례, 그리고 실패를 줄이는 제작·운영 노하우에 대해 이야기해 보겠습니다.

1️⃣ 무엇을 줄 것인가? 예산과 브랜딩을 결정하는 4가지 방법

뻔한 에코백과 볼펜 세트에서 벗어나, 참가자의 몰입도를 높이고 행사의 여운을 남기는 실제 사례들을 소개합니다.

• 단순히 로고를 넣는 대신, 디자이너와 협업해 행사의 주제를 예술적으로 재해석한 굿즈를 제작하는 방법입니다. 티셔츠, 파우치, 문구류 등 행사에 맞는 아이템을 개발하면 단순한 기념품을 넘어 ‘갖고 싶은 브랜드 상품’이 될 수 있습니다. 행사 현장에서 추가 판매까지 진행한다면 기념품을 넘어 행사 자체의 수익 모델로도 연결됩니다.

© FuturaCanvas X POT 콜라보 굿즈 '티셔츠'

• 후원으로 기념품 물품이 이미 정해져 있다면 구디백 자체를 기념품화하는 것도 방법입니다. 똑같은 텀블러와 볼펜이라도 어떤 가방에 담겨 있느냐에 따라 첫인상이 달라집니다. 행사의 콘셉트를 가방 디자인에 녹이면 가방 자체가 참가자가 계속 사용하는 굿즈가 되기도 합니다. 실제로 작년 여름 행사에서는 외국인 참가자 중심의 한국 전통 모시 소재의 에코백에 노리개를 달아 큰 호응을 얻기도 했습니다.

© EARCOME9 기념품 '에코백'

• 현장 이벤트에서 ‘꽝’을 넣어야 한다면, 실망감 대신 웃음과 지역색을 전달해보는 건 어떨까요? 지난 6월 제주 행사에서는 ‘꽝’ 선물로 지역 특산물인 제주 쫀득이를 준비한 적이 있습니다. 참가자들이 오히려 재미있어하면서 행사에 대한 기억을 더 친근하게 가져갈 수 있었습니다. 기념품의 가격보다 어떤 경험으로 전달하느냐가 더 중요한 가치였죠.

• 반대로 기념품을 일괄 지급하지 않는 방법도 있습니다. 꼭 필요한 사람만 가져가게 하거나, 기념품 대신 기부를 선택하게 하는 방식입니다. 기념품을 줄이는 것이 무조건 친환경적인 것은 아니지만, ‘필요하지 않은 물건을 만들지 않는다’는 선택 자체도 하나의 기획이 될 수 있습니다.

2️⃣ 어떻게 운영할 것인가? 실패 없는 제작 & 수량 계산 노하우

아이템을 정했다면 이제는 현실적인 운영의 시간입니다.

• 기성품에 로고를 인쇄하는 것과 커스텀 제작은 소요 기간이 크게 다릅니다. 특히 디자인 개발부터 샘플 제작, 수정, 본 제작까지 필요한 커스텀 굿즈라면 한두 달 이상의 여유를 두는 것이 안전합니다. 따라서 커스텀 굿즈를 계획한다면 적어도 행사 D-60일 전에는 제작 여부를 결정해두는 것이 좋습니다.

• KTX나 비행기를 타야 하는 참가자에게 크고 무거운 기념품은 반갑지 않습니다. 특히 국제행사라면 참가자가 여행 가방에 넣어 가져갈 수 있는지를 먼저 생각해야 합니다. 가볍고, 부피가 작고, 깨지지 않는 것. 기념품을 고를 때 의외로 중요한 세 가지 기준입니다.

• 예상 참가자 수만큼 딱 맞춰 주문하기보다 참가자·연사·VIP·운영진·예비 수량을 나누어 별도로 계산하는 것이 좋습니다. 남은 기념품은 주최 측에서 보관했다가 추후 사무국을 방문하는 귀빈에게 전달하는 등 의외로 요긴하게 활용할 수 있습니다.

3️⃣ 지급 타이밍과 배포 방법의 과학

아이템과 제작이 완벽해도 배포가 꼬이면 행사의 마지막 경험이 무너집니다.

🎁 입장할 때: 웰컴 키트 성격의 물품이라면 가장 적합합니다. 참가자가 행사에 필요한 자료와 함께 자연스럽게 받아볼 수 있습니다. 이때도 등록 데스크에서 일괄 배포할지, 별도 KIT 부스에서 쿠폰과 교환하게 할지 정할 수 있습니다.

🎁 행사 중간: 특정 프로그램이나 이벤트와 연결된 기념품이라면 효과적입니다. 퀴즈나 참여 이벤트의 리워드로 활용하면 단순한 ‘선물’이 아니라 프로그램의 일부가 됩니다.

🎁 행사 종료 후: 행사가 끝난 뒤 “감사합니다”라는 메시지와 함께 전달하면 참가자가 집으로 돌아가는 순간까지 행사의 경험을 이어갈 수 있습니다. 특히 부피가 크거나 행사 기간 동안 들고 다니기 불편한 물품은 퇴장 시 제공하는 것이 훨씬 편리합니다.

🎁 굿즈 스테이션: 지난 행사에서는 별도의 공간에서 참가자들이 본인의 이니셜을 각인한 캐리어 네임택을 직접 만드는 커스터마이징 체험을 제공했는데 반응이 무척 뜨거웠습니다.

기념품은 ‘물건’보다 ‘기억’을 만드는 일입니다. 행사 기념품을 준비할 때 가장 먼저 “뭘 줄까?”라고 생각하기 쉽지만, 질문을 이렇게 바꿔보는 건 어떨까요?

“참가자가 이 행사를 어떻게 기억했으면 좋겠는가?”

행사의 메시지를 담은 굿즈일 수도 있고, 지역을 기억하게 하는 작은 특산품일 수도 있습니다. 국제 참가자가 여행 가방에 넣어 갈 한국적인 물건일 수도 있고요.

어쩌면 아무것도 주지 않는 것이 가장 좋은 선택일 수도 있습니다. ☺️

중요한 것은 기념품을 위한 기념품을 만들지 않는 것입니다. 몇 년 뒤 우연히 꺼내 본 물건 하나에서 “아, 이거 그때 그 행사에서 받은 거였지.” 라고 떠올릴 수 있다면, 그때 비로소 기념품은 단순한 굿즈를 넘어 행사의 기억을 보관하는 작은 아카이브가 될 것입니다.

일상에서 놓치고 싶지 않은 것들이 너무 많지만....

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